17 février 2017
Help ! je dois organiser un séminaire à l’étranger…
Tous les ans, vous organisez le séminaire de direction en France, et êtes bien rodé sur ce sujet. Mais cette fois… nouveau challenge ! La Direction décide d’organiser cette manifestation dans un pays lointain. Sur quels points devez-vous vous concentrer en priorité ?
Que votre séminaire ait lieu en France ou à l’étranger, vous devez avoir une organisation hors pair : check-list, déroulé de l’événement heure par heure, feuille de route détaillée, liste des contacts. Tous ces outils habituels sont indispensables.
L’anticipation est également primordiale. Il faut imaginer tous les scénarios possibles afin de parer un maximum d’imprévus. Dites-vous bien que vous pouvez maîtriser 80% des facteurs de votre événement, les 20% restants relevant de ce que vous ne pouvez pas contrôler : climat, grèves, retards dans les transports, panne d’électricité, etc. L’organisation que vous mettez en place doit être suffisamment solide pour pallier les conséquences de tous ces aléas.
Un challenge à relever
Si vous ne vous sentez pas très à l’aise, en particulier si vous jugez votre niveau d’anglais insuffisant, n’hésitez pas à utilisez les services d’une agence. Le critère budgétaire est essentiel, mais souvenez-vous que vous travaillerez en direct avec cette équipe, qui doit, dès le départ, montrer beaucoup de réactivité, être capable de bien vous conseiller et posséder un grand sens du service. Allez visiter le lieu du séminaire avant l’événement. Si vous ne pouvez pas vous déplacer, demandez des photos, des vidéos, des plans, et posez le maximum de questions. Essayez de voyager en amont, une demi-journée avant les premiers arrivants par exemple, afin de pouvoir régler les derniers détails sur place.
Renseignez-vous sur le pays
• Vérifiez les conditions de voyage et d’entrée dans le pays : passeports avec durée de validité exigée, visas, vaccins, autorisation portuaire, formalités pour l’envoi de matériel, etc. Anticipez ces démarches qui prennent parfois beaucoup de temps.
• Assurez-vous que les participants disposent d’une feuille de route avec toutes les adresses et numéros de téléphone utiles. Vous devrez être toujours joignable afin d’épauler les voyageurs égarés ou en retard.
• Vérifiez que les assurances santé et rapatriement des invités sont bien en règle. Dans les formulaires d’inscription, prévoyez aussi de demander les coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgence.
• Étudiez les conditions météorologiques ; informations déterminantes pour le choix des activités.
• Renseignez-vous sur toutes les particularités locales (horaires des repas par exemple).
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